Flexibel Management Support bestaat volgende maand 10 jaar, een tinnen jubileum dus waar ik graag even bij stil wil staan. De laatste jaren zijn anders gelopen dan je van te voren had kunnen bedenken. Een verhuizing naar het buitenland, een heftige coronaperiode en het stoppen van mijn gezamenlijke activiteiten van Dilemma-Assist met mijn collega Brigit de Lange.

Brigit is dit jaar gestopt met werken en door mijn verhuizing naar Italië en de verhuur van ons appartement waren de activiteiten helaas niet meer te combineren. Jammer want we hebben daar veel tijd en energie in gestoken en hopen dat iemand onze missie en website verder zou willen uitdragen en uitbouwen. Mocht je geïnteresseerd zijn, laat het ons weten!

10 jaar geleden maakte ik de overstap van vast dienstverband naar het werken als zzp- er. Ik heb er geen moment spijt van gehad, ondanks dat de eenzaamheid in het begin zeker niet meeviel.  Het werken vanuit Italië bevalt mij ook goed. Zowel telefonisch als online merk ik weinig verschil met de tijd dat ik vanuit Nederland werkte. Ook mijn cliënten merken weinig verschil. Alhoewel de werktijden nog wel eens willen afwijken van de reguliere kantoortijden in verband met het ontvangen van gasten en de zomerse temperaturen in Italië. Minstens twee maal per jaar reis ik naar Nederland om o.a. mijn cliënten even te zien en te spreken. Altijd goed om elkaar zo nu en dan ook live te zien. Vaak wordt gevraagd of ik een ‘virtual assistant’ ben. Ik heb daar zelf altijd een robotachtige voorstelling bij, en zo zou ik het persoonlijke werk wat ik voor mijn cliënten uitvoer ook niet willen duiden. Ik ben een personal assistant op afstand, dat wel, maar met een persoonlijke en professionele touch wat ik hopelijk nog lang voor mijn huidige en toekomstige cliënten kan en mag blijven doen.

9-6-2023

Ons avontuur in Italië is door covid anders begonnen dan wij ons hadden voorgesteld. Maar het schept ook kansen. Mijn echtgenoot kon langer in Italië blijven omdat hij niet naar kantoor mocht gaan. Ik heb via Teams een nieuwe cliënt vanuit hier weten te werven, wat ik eerder niet voor mogelijk had gehouden.
We hebben een drukke zomer gehad met veel familie- en vriendenbezoek. Helaas werd het voorjaar rustiger dan voorzien in verband met het negatieve reisadvies voor Italië. Maar er gloort hoop. Italië is vanaf 26 april door de Italiaanse overheid zelf al geel verklaard. Wij gaan er van uit dat Nederland binnenkort Italië ook op geel zal zetten. Wij hebben uiteraard in de tussentijd niet stil gezeten en hebben een fijn zonneterras gemaakt en er komt een zwembadje om in de ongetwijfeld komende hete zomer af te kunnen koelen. Een mooi vooruitzicht waarbij wij hopen op korte termijn weer zonder problemen gasten te kunnen ontvangen op onze bijzondere locatie in Piëmonte midden in de natuur.

www.casaperlina.com

12-5-2021

Ons Italiaans avontuur is begonnen. Deze zomer zijn wij verhuisd naar Piëmonte waar vanuit ik mijn werkzaamheden als PA van commissarissen zal voortzetten. Daarnaast gaan wij het grote vakantie-appartement op onze eerste verdieping verhuren. In een ruige rustige omgeving met prachtig uitzicht. Neem een kijkje op onze website: www.casaperlina.com

5-8-2020

Het werd een enerverende Masterclass op 31 januari 2019 bij de KasBank. Onder leiding van gastdocent Edgar Karssing kregen wij inzicht in het fenomeen ‘vrijmoedig spreken’. Want wat te doen als je in jouw werk tegen een dilemma aanloopt en dit met de betrokkene wilt bespreken? Dat vereist ‘moedig’ optreden. Dat is niet makkelijk en bij ons, als Nederlanders, ook niet aangeboren. Wij zullen ook niet snel zeggen dat wij ‘moedig’ zijn. Dat moeten wij onszelf aanleren.

Hoe je in gesprek kunt gaan, hangt af van enkele belangrijke factoren. Hoe beoordeel je de ontstane situatie en wat doe je ermee? Moed is als het waren de brug tussen oordelen en doen. Dat is niet altijd zonder gevaar. Op de stelling van Edgar of assistants een gevaarlijk beroep hebben liepen de meningen uiteen. De meesten vonden dat we wel vaak te maken hebben met een groot spanningsveld.
Uit het onderzoek van Dilemma Assist kwam echter naar voren dat bijna de helft van ons op de hoogte is of weet heeft van wangedrag binnen de organisatie. We gaan er echter zelden over in gesprek met de betrokkene. Zelfs niet als we persoonlijk met een integriteitsdilemma te maken krijgen.
Om een dergelijke situatie aan te kunnen is het zaak om vooraf de situatie goed in te schatten (‘calculated risk’), een slimme manier te vinden om moedig te zijn (bijv. humor) en het liefst te oefenen met een klein dilemma. Dit zal in het begin niet makkelijk zijn. Dit wordt ook ‘post decision making” genoemd. Het vraagt dan ook om moed, morele moed.
Bij morele moed gaat het om staan voor je waarden en het uitspreken daar van. Na de post decision making volgt de afweging wát je gaat doen, tegen wie en in welke volgorde en hoe doe ik dat effectief. Bouwstenen die je hiervoor nodig hebt zijn bijvoorbeeld: een goede voorbereiding door de feiten te kennen, de cultuur van het bedrijf te snappen, de sector te kennen en goede (interne) relaties op te bouwen. En verder: in sommige gevallen bondgenoten zoeken, de scenario’s doornemen, de regels en codes van een organisatie kennen en niet in de laatste plaats jouw eigen geloofwaardigheid in de strijd gooien.

Allemaal tips die we zeker zullen meenemen in onze dagelijkse werkzaamheden.
Na afloop werd nog uitgebreid nagepraat. De meesten vonden eigenlijk dat we nog meer tijd hadden kunnen besteden aan deze boeiende materie. Een intervisie-avond zal daarom spoedig volgen.

4-2-2019

Flexibel Management Support bestaat deze maand alweer 5 jaar. Het was best spannend in 2013. Midden in de crisis en in onzekere tijden begon ik mijn eigen ‘winkeltje’ na 28 jaar vast dienstverband. Velen vonden het een goed idee, en echt iets voor mij, anderen waren meer sceptisch en vonden een personal assistant op afstand een gewaagde keuze. En eerlijk gezegd moesten sommige cliënten ook wennen aan het feit dat je niet in het kamertje ‘next door’ zit. Maar in deze tijden van digitalisering en het nieuwe werken lijkt de overstap een goede keuze en vormt de afstand geen obstakel meer. Want door de specifieke en persoonlijke werkzaamheden die ik voor mijn cliënten uitvoer bouw je toch vrij snel een vertrouwensband op zonder dat je elkaar veel ziet. Waar ik zelf erg aan moest wennen is het eenzame bestaan dat je overdag gaat leiden na al die jaren die je gezellig met collega’s hebt doorgebracht. Je wordt nu niet afgeleid door collega’s maar tegelijkertijd kan je ook je ei niet kwijt wanneer je daar behoefte aan zou hebben. Maar dat went en in 2014 heb ik een fijne vakgenote gevonden waarmee ik sindsdien kan sparren en masterclasses over Corporate Governance en Integriteit organiseer. Met als kers op de taart ons gezamenlijke internationale onderzoek naar de rol en positie van de executive assistant. Wanneer ik terugkijk op de afgelopen 5 jaar dan heb ik een mooie en diverse cliënten portefeuille weten op te bouwen, mede en dankzij mijn netwerk. Dat netwerk is voor mij, als ZZP’er een belangrijke bron, die ik goed probeer te onderhouden. Door de afwisseling van de werkzaamheden voor mijn cliënten, de organisatie van de masterclasses en het geven van trainingen ben ik blij dat ik 5 jaar geleden deze stap heb gemaakt en kijk ik uit naar de volgende 5 jaar!

7-9-2018

Op 16 maart 2018 zijn de resultaten bekend gemaakt van de Internationale Survey onder 1400 deelnemers van de IMA (International Management Assistants Network) over de ethische dilemma’s die management-assistants in hun werk tegenkomen. Deze survey, geïnitieerd door Dilemma-Assist, is uitgezet in 25 landen. De resultaten zijn onthullend en veelzeggend. Onderzoek is gedaan naar de rol van de assistant, de samenwerking met de bestuurder alsmede cultuur ten aanzien van wangedrag en integriteit.

Het rapport is te downloaden via de website van Dilemma-Assist.

www.dilemma-assist.nl

Tijdens de inspirerende en goed georganiseerde IMA (International Management Assistants) conferentie in het Marriott hotel in Den Haag, heeft Brigit de Lange gisteren ons internationale onderzoek aangekondigd! Een primeur, want het is voor het eerst dat een onderzoek zal worden uitgevoerd naar de bijzondere rol en dilemma’s van management-assistants. Vanaf 10 oktober zullen 1400 leden van IMA gevraagd worden de survey in te vullen!

Persbericht

30-9-2017

Samen met Brigit de Lange ga ik een internationaal onderzoek houden onder 1400 management-assistants aangesloten bij de IMA (International Management Assistants network) verspreid over 25 landen. Dit ter gelegenheid van de jaarlijkse conferentie van IMA dat dit jaar op 29 september in Den Haag zal plaatsvinden. Het thema voor dit jaar is “Business Ethics & Integrity”. Een thema wat mooi aansluit bij onze website Dilemma-Assist.nl. In samenwerking en met hulp van Professor Kees Cools en Professor Dr. Erik van de Loo proberen wij met dit onderzoek meer inzicht te krijgen in de grote, vaak gecompliceerde, en belangrijke rol die management-assistants hebben met betrekking tot organisatorische integriteit en Corporate Governance. En tevens erkenning voor het feit dat de toegevoegde waarde van assistants voor organisaties inzake integriteit veel groter is dan tot nu toe werd aangenomen. En tegen welke dilemma’s lopen ze aan en hoe gaan ze daarmee om? De survey wordt na de conferentie aan de leden toegezonden. In februari 2018 zullen de resultaten van dit onderzoek bekend worden gemaakt tijdens een middag-Symposium in de Randstad.

Mocht u interesse hebben in de resultaten van dit onderzoek, of een bijdrage willen leveren, liefst in de vorm van sponsoring, dan kunt u contact met mij opnemen.

4-8-2017

Management-assistants volgden afgelopen vrijdag de boeiende en inspirerende Masterclass ‘Reputatiemanagement’.

“Het waait nooit over”, zegt Mildred Hofkes met overtuiging. Ze is de gastspreker op vrijdag 23 juni 2017 in de Heineken Experience in Amsterdam voor de Masterclass Reputatiemanagement. Ze doelt op kleine incidenten in een organisatie of bij één van de stakeholders. Het is belangrijk om te toetsten of beeldvorming van jouw organisatie vanuit het eigen handelen ook klopt met het beeld dat jouw stakeholders hebben. Kleine incidenten, signalen, kunnen uitgroeien tot een enorme crisis die de reputatie kunnen schaden.

Mildred vertelt eerst over haar eigen ervaringen in het bedrijfsleven en haar stap om een eigen bureau te beginnen. Uit haar onderzoeken blijkt dat veel organisaties denken vanuit zichzelf, de zender. Terwijl ze zouden moeten redeneren en handelen vanuit de ontvanger, de stakeholder. Als organisaties hiervoor kiezen, betekent het dat ze vaak op een andere manier gaan werken. Niet langer top-down vanuit de traditionele hiërarchie maar in netwerkorganisaties met alle stakeholders. Zo wissel je op gelijkwaardig niveau informatie uit door naar elkaar te luisteren. Uit haar onderzoeken is ook gebleken dat de ‘toon aan de top” van bedrijven nog niet het vermogen heeft tot zelfreflectie. Dat vraagt om transparantie vanuit de top naar de medewerkers en om wederkerigheid. Dat bevestigt het belang om de stakeholder – de ontvanger – te betrekken bij het beleid en handelen. Daarin vervult de communicatieafdeling een sleutelrol voor de core business.

Management-assistants kunnen een nuttige rol vervullen bij het benoemen en labelen van stakeholders, dat bleek ook in onze Masterclass Stakeholders in 2016.

Mildred gaf vervolgens met behulp van een Reputatiemodel aan hoe je binnen jouw organisatie kunt nagaan of je bent gefocust op overtuigen/zenden of op luisteren/ontvangen. Daarop volgde de uitleg over het nieuwe bestuursmodel met netwerkorganisaties. En tenslotte een illustratie waarop de strategie van reputatiemanagement gericht moet zijn: van “Ist” naar “Soll” .

Haar enthousiaste uiteenzetting over reputatie en nieuw bestuur zette de groep aan het denken, zo blijkt na afloop uit de reacties en op social media.

Een leerzame middag met een enthousiaste groep deelnemers die op een natuurlijke en vertrouwelijke manier ervaringen met elkaar deelden. De borrel na afloop in de prachtige Heineken-bar was een succes en een mooi netwerkmoment!

27-6-2017

Op 18 mei jl. gaven Brigit de Lange en ik een training voor Assisant2 inzake corporate governance en dilemma’s voor management-assistants in hun Haagse hoofdkantoor aan de Koninginnegracht. Niet alleen kennis en informatie stond op het programma maar ook praktijkvragen en cases. Na de pauze vertoonde wij een filmfragment uit Arbitrage met Richard Gere (Robert Miller). Miller, een hedgefondstycoon, heeft met de boeken geknoeid om zijn illegale handelspraktijken te verduisteren, maar nu de verkoop van zijn bedrijf aan een zijden draadje hangt, dreigt de fraude aan het licht te komen. Zijn dochter, de cfo van het bedrijf komt daardoor voor een dilemma te staan. Je voelt de spanning en ziet een mooi voorbeeld van hoe het niet moet. Thema’s als stakeholders, transparantie, reputatie en communicatie, maatschappelijk verantwoord ondernemen en code of conduct kwamen in deze training voorbij. Het was een gezellige en leerzame dag met enthousiaste deelnemers die al snel praktijkervaringen met elkaar deelden. Onze website Dilemma-Assist biedt daarover ook veel informatie. Op 14 september wordt de training bij Assistant2 herhaald. Maar eerst staat onze interessante masterclass over Reputatiemanagement op 23 juni bij Heineken in Amsterdam op het programma! Inschrijven is nog mogelijk.

7-6-2017