Fort aan de Drecht in Uithoorn en een stralende zon vormden op 4 juli jl. het decor van de netwerkbijeenkomst over Corporate Governance voor ervaren secretaresses. Deze middag organiseerde ik samen met Brigit de Lange. Na een rondleiding door het fort was Jos Streppel de eerste spreker. Hij was in 2013 voorzitter van de Monitoring Commissie die de Corporate Governance Code (CGC) toetste. Mildred Hofkes, initiatiefneemster van Nieuw Bestuur belichtte de nieuwe toon aan de top en de rol van secretaresses als geweten van bestuur en organisatie. Ik vertelde in het kort de reden waarom ik onderzoek heb gedaan naar de onafhankelijkheid van de ondersteuning van commissarissen.
In mijn werk heb ik het altijd als bijzonder ervaren dat bestuursleden, managers en commissarissen bij fusies en overnames en bij het publiceren van jaarcijfers een geheimhoudingsverklaring tekenden en de secretaresses vrijwel nooit. In de CGC code staat er ook niets vermeld over de rol van PA of secretaresse. Na de instelling van de code in 2003 gaat sinds 2011 een summier stukje over de rol en werkwijze van de bestuurssecretaris. Nu ben ik niet uit op een vermelding van de PA/secretaresse in de code, maar ik wil wel graag dat bedrijven en bestuurders meer bewust worden van de rol en positie die hun rechterhand heeft.
De Corporate Governance Code is bedoeld als “check & balances” voor beursgenoteerde bedrijven. Streppel schetste de ontwikkelingen van de Code sinds 2003, door Morris Tabaksblat opgesteld met de gelijknamige commissie.
Bestuurders kozen veelal voor geleidelijke toepassing van de CGC. De aansturing van organisaties moest weliswaar veranderen, maar het zette de verhouding tussen directie en commissarissen soms op scherp. Ondanks de goede bedoeling van de Code bleef de context van ondernemingen snel veranderen. Zeker toen in 2008 de wereldwijde economische crisis leidde tot maatschappelijke onrust. Governance bleef niet langer beperkt tot directie, commissarissen en aandeelhouders. De maatschappelijke discussie kwam hiermee in een versnelling. De rol van een directie of raad van bestuur moest duidelijker zijn. Maar ook de aandeelhouder bleef belangrijk, ook al dient deze vooral zijn eigen belang. De Monitoring Commissie o.l.v. Jos Streppel heeft ervoor gekozen om de aandeelhouders aan te spreken op hun burgerschap door hun ervan te overtuigen dat de belangen van nu ook voor later tellen. Jos Streppel is van mening dat er veel vooruitgang is geboekt. De directie neemt besluiten en legt deze voor aan de raad van commissarissen en de aandeelhouders. Inmiddels is de governance doorgedrongen tot niet beursgenoteerde organisaties. Ook daarvoor zou een driehoeksstructuur moeten gelden. Deze discussie is inmiddels gestart.
De presentatie van Mildred Hofkes begon met de uitkomst van de dertiende Edelman Trustbarometer die het vertrouwen meet van de bestuurlijke elite in een bepaald land. Nederland scoort daarin 8%! Dat geeft volgens haar aan dat er iets mis is met de ’toon aan de top’. Zij is van mening dat de reputatie essentieel is voor een organisatie. Zij haalt een lange lijst van voorbeelden aan waarin de reputatie ernstig en vaak langdurig is geschaad als gevolg van fraude, schandalen en mismanagement. Bestuur zou moeten werken vanuit minder externe regels en vanuit meer vertrouwen van binnen uit. Ze wil bestuurders laten zien dat strategie van buiten uit naar binnen gevoed moet worden en niet andersom, duurzaam moet zijn en op basis van fair play.
Hofkes weet van bestuurders die zeggen dat integriteit belangrijk is, geen zin hebben in gedoe, daardoor eigenlijk een beetje lui zijn. Terwijl integriteit moet zijn dat je het gedoe opzoekt. Ze stelt dat iedere organisatie eigenlijk een soort hofnar zou moeten hebben, zoals beschreven in het boek “Ik ben integer, Jij bent integer” (Rob de Lange, Jaap Ten Wolde). Een belangrijke eigenschap van PA’s en secretaresses is hun loyaliteit. Ze biedt comfort aan haar directeur, is zijn/haar klankbord en bijna zijn alter ego. Ze weet alles. Voelt de geur en smaak in de bestuurskamer meestal feilloos aan. De vraag is nu of zij die rol van hofnar op zich wil nemen. Zonder politieke agenda. Het lijkt een spagaat. Maar als een secretaresse de rol van hofnar vervult zou ze in staat moeten zijn zowel de kleine context (bestuur) als de grote (organisatie) te dienen. Haar directeur zou haar daarbij moeten steunen. Integriteit wordt daardoor essentieel en samen met transparantie gaat het steeds zwaarder wegen.
Na de sprekers en de discussie over twee ingebrachte casussen heeft het de deelneemsters zeker aan het denken gezet. Hebben wij er een aantal hofnarren bij of is dit gemakkelijker gezegd dan gedaan? Wij kijken terug op een zonnige en geslaagde middag. Het voorstel om deze middag een vervolg te geven, krijgt de instemming van iedereen.
9-7-2014
